Por Ron Friedman
Las innovaciones tecnológicas han llevado a estar totalmente conectados con el trabajo las 24 horas del día. Las asignaciones han crecido más en lo colaborativo, lo que requiere más coordinación, llamadas y reuniones. Nos enfrentamos a un aluvión de distracciones, desde las vibraciones y las alertas de nuestros smartphones hasta las noticias y videos virales en nuestras laptops.
Más que nunca, necesitamos estrategias para ser más productivo. Pero ¿por dónde empezamos?.
A principios de este año invité a 26 escritores de ciencia y productividad en pos de compartir sus puntos de vista acerca de como lograr el máximo rendimiento. He aquí 9 puntos principales abordados por los expertos para navegar por el gran mundo de la información y lograr el mejor desempeño.
1. Se dueño de tu tiempo.
Nuestro trabajo más satisfactorio se produce cuando estamos interactuando activamente y trabajando en proyectos que nosotros mismos hemos iniciado. Muchos de nosotros sabemos esto intuitivamente, sin embargo, continuamos invirtiendo la gran mayoría de nuestros días en actitudes defensivas, o sea las que responden a las peticiones de otras personas.
Muchos de los expertos que entrevisté creen que es necesario tomar medidas para asegurar una relación favorable entre el comportamiento activo y el defensivo. Tom Rath, autor de “Are You Fully Charged?” [1], recomienda destinar tiempo de trabajo fuera del correo electrónico, configurar el teléfono para que suene sólo para ciertos colegas, y resistirse a los mensajes de correo electrónico en la mañana hasta que se haya alcanzado, al menos, una tarea importante.
2. Visualizar el «estar ocupado» como una falta de concentración.
Hay una dosis satisfactoria de adrenalina que experimentamos cuando hay demasiado para hacer. Nos sentimos necesitados, desafiados, incluso «productivos». Pero es una ilusión que nos aleja de nuestro enfoque y nos impide avanzar en el trabajo que más importa.
La socióloga Christine Carter, Ph.D.[2], del “UC Berkeley’s Greater Good Science Center”, lo expresó así: «el estar ocupado no es señal de inteligencia, importancia o éxito. Llevado al extremo, es mucho más probable que defina la conformidad, impotencia o miedo. En lugar de ver el estar ocupado como una señal de importancia, interprételo como energía desperdiciada”.
3. Desafiar el mito del “trabajador ideal”.
Muchos de nosotros seguimos creyendo que el «trabajador ideal» es aquel que trabaja de manera constante, a menudo con un costo alto en su vida personal, a pesar de la abrumadora evidencia de lo contrario. Ser productivo implica reconocer que no se puede trabajar durante largos períodos de tiempo y mantener un alto nivel de rendimiento. Como seres humanos, tenemos una capacidad limitada para la atención. Como Brigid Schulte, periodista y autora del bestseller del New York Times “Overwhelmed”[3] señala, hemos sido seducidos a pensar que si tan sólo nos esforzamos más y trabajamos más tiempo, podemos lograr cualquier cosa.
Los que son realmente productivos adoptan un enfoque diferente: reconocen y respetan sus limitaciones físicas alternando entre 90 minutos de trabajo y breves descansos reparadores, haciendo mucho ejercicio y durmiendo, así como dejando tiempo para desconectarse del correo electrónico durante sus horas de descanso.
4. Deje intencionalmente tareas importantes incompletas.
A menudo corremos para terminar las tareas de forma rápida para poder pasar al siguiente elemento en nuestra lista. Para el psicólogo Adam Grant[4], resistir a este impulso realmente puede hacernos más productivos.
«Solía sentarme a escribir y no levantarme hasta que terminaba con un capítulo o una idea», comenta Grant, «ahora dejo deliberadamente frases simplemente colgadas en el medio y me levanto de forma deliberada a hacer otra cosa. Lo que encuentro cuando vuelvo es que no tengo que hacer mucho esfuerzo para terminar la frase, y además también me surgen un montón de nuevas ideas de cómo debo continuar escribiendo”. Hemingway seguía la misma estrategia, y tanto Grant como el novelista aprovechaban la tendencia de dejar tareas sin terminar, también conocido como el efecto “Zeigarnik”. Comenzar un proyecto y dejarlo sin terminar te obliga a pensar en ello con más frecuencia que después que se ha terminado. Así, en lugar de completar las tareas importantes en una sola jornada, intente dejarlas incompletas. Se encontrará pensando en su trabajo en diferentes contextos y preparándolo para encontrar soluciones más creativas.
5. Genere el hábito de dar un paso atrás.
En una economía conocida, productividad requiere más que perseverancia. Requiere introspección y resolución de problemas. Diversas investigaciones indican que somos más propensos a tener ideas innovadoras cuando salimos de la rutina diaria. Esta es la razón por la cual las mejores soluciones aparecen cuando estamos en la ducha, o salimos a correr, o de vacaciones. Los más productivos ven el tiempo libre no como una falla en la productividad, sino como una inversión a futuro.
6. Ayude a los demás de manera estratégica.
Grant ha argumentado en su libro de 2013 “Give and Take”[5] lo positivo de quienes tienden a ayudar a los demás sin ataduras. El dar puede ayudarte en el camino al éxito, pero la información también revela que ayudando a cualquiera en cualquier situación puede conducirnos al fracaso. ¿Cómo lo hacemos correctamente?. Es necesario, según Grant, evitar decir “sí” a todo tipo de oportunidades de asistencia. En su lugar es necesario especializarse en una o dos formas de ayudar al otro, aquellas que realmente productivasdisfrutamos y que nos ayudan a sobresalir.
7. Ten un plan para decir “no”.
Cuando más compromisos cubrimos, más probable es que experimentemos lo que el autor Rory Vaden [6] llama “disolución de prioridades”. Esto es cuando el alto número de obligaciones que nos comprometemos a cumplir nos alejan del trabajo que más importa. Una forma de contraatacar la disolución de prioridades implica tener una estrategia para decir “no” por adelantado, lo cual permite que no sea necesario detenerse y pensar acerca de cómo armar una respuesta cada vez que sea necesario desestimar algo. Genere una plantilla de mail, o escriba un guión que pueda utilizar para decir “no” en persona.
Cuando lidiamos con un gerente que nos pide que tomemos más de lo que es razonable, es necesario pensar por fuera del paradigma si/no. El escritor Greg McKeown[7] recomienda tener una conversación con el superior y listar todos aquellos proyectos en los que uno se encuentra comprometido en ese momento. Indique cuales son aquellos puntos que considera prioritarios e invite a su supervisor a compartir su opinión sobre ellos. Es una forma de iluminar las restricciones en las que se encuentra sin tener que decir la palabra “no”.
8. Medir comportamientos importantes.
Para progresar hacia una meta, es útil realizar un seguimiento de nuestro comportamiento. La autora Gretchen Rubin[8], experta en felicidad y hábitos, ve el monitorearse como una de las claves para cambiar comportamientos. “Si deseas comer de forma más saludable, mantén un diario con lo que ingieres. Si quieres hacer más ejercicio, usa un contador de pasos. Si quieres ajustarte a un presupuesto, haz un seguimiento de lo que gastas”.
El CEO Marshall Goldsmith[9] está de acuerdo con esta postura. Cada mañana revisa una lista de 40 comportamientos que espera alcanzar, incluye la cantidad de palabras que escribe, la distancia que camina, el número de cosas bellas que le dice a su esposa, hija y nietos.
9. Haz cosas hoy que generen más tiempo mañana.
El último punto refiere a buscar formas de automatizar y delegar actividades que no dan buen uso al tiempo. Vaden sugiere preguntarse a uno mismo: “¿cómo puedo usar mi tiempo hoy creando formas que me den más tiempo mañana?”. Evaluar tu lista de pendientes de esta manera hará más fácil comprometerse con actividades que no den un placer inmediato, como automatizar el pago de tus cuentas o generar un manual que ayude a tus compañeros de equipo a realizar, de manera más sencilla, aquellas tareas repetitivas.
Todas estas sugerencias son útiles de manera individual, pero ponen de manifiesto un tema importante: en los 90’s, ser productivo requería de una buena administración del tiempo. Diez años después, el advenimiento del correo electrónico llevó a extender la jornada laboral, donde la productividad requirió también de un mejor manejo de la energía individual, no sólo del tiempo.
En los últimos años entramos a una nueva era en donde el manejo de nuestra energía y tiempo no es suficiente. Hoy en día, la magnitud de la información que fluye por nosotros en todas direcciones ha sobrepasado nuestra capacidad de consumirla. No importa cuando tiempo y energía tengamos a nuestra disposición, no podemos ser productivos sin manejar el arte de mantener la atención. Evitar el señuelo de “estar ocupado” sin sentido, tener un plan para decir “no” y mantener el enfoque dirigido a las metas, son las habilidades que debemos cultivar para tener éxito, tanto en nuestra vida laboral como profesional.
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Referencias:
- Rath, T. (2015). Are You Fully Charged?: The 3 Keys to Energizing Your Work and Life. Arlington, VA: Silicon Guild.
- Ph.D, C. C. (2015). The Sweet Spot: How to Find Your Groove at Home and Work (F First Edition edition). New York: Ballantine Books.
- Schulte, B. (2015). Overwhelmed: How to Work, Love, and Play When No One Has the Time (Reprint edition). Picador.
- Grant, A., & Sandberg, S. (2016). Originals: How Non-Conformists Move the World. New York: Viking.
- Grant, A. M. (2014). Give and Take: Why Helping Others Drives Our Success (Reprint edition). Penguin Books.
- Vaden, R. (2015). Procrastinate on Purpose: 5 Permissions to Multiply Your Time. TarcherPerigee.
- McKeown, G. (2014). Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less (1 edition). New York: Crown Business.
- Rubin, G. (2015). Better Than Before: What I Learned About Making and Breaking Habits–to Sleep More, Quit Sugar, Procrastinate Less, and Generally Build a Happier Life. New York: Broadway Books.
- Goldsmith, M., & Reiter, M. (2015). Triggers: Creating Behavior That Lasts–Becoming the Person You Want to Be. New York: Crown Business.
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Bibliografía:
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Friedman, R. (n.d.). The Best Place To Work. Recuperado desde http://www.thebestplacetoworkbook.com/
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Fuente: Friedman, R. (2016, enero 4). 9 Things Productive People Do Differently. Recuperado a partir de https://www.psychologytoday.com/blog/glue/201601/9-things-productive-people-do-differently
Docente de "University of Rochester", "Nazareth College", y "Hobart and William Smith Colleges", consultor por compañias de "Fortune 500", lideres políticos, e importantes sociedades sin fines de lucro. Muchas de sus investigaciones han aparecido en NPR así como diferentes diarios, incluyendo "The New York Times", "Washington Post", "Boston Globe", "The Globe and Mail", "The Guardian", así como revistas tales como "Men’s Health", "Shape", y "Allure".
Contribuye frecuentemente con "Harvard Business Review", "CNN", "Forbes", "Fast Company", y "Psychology Today".
- 9 cosas que las personas productivas hacen diferente - febrero 5, 2016